Vos données

Ce que vous exportez vous-même

Depuis votre espace, à tout moment, selon votre rôle :

• Planning du jour, de la semaine ou du mois

  Format

  PDF ou Word

  Qui

  la direction, les ressources humaines et les managers ; chaque salarié, sa semaine ou son mois

• Planning d’un salarié dans son agenda

  Format

  iCalendar (abonnement)

  Qui

  chaque salarié, le sien

• Relevés d’heures de la semaine

  Format

  PDF

  Qui

  la direction, les ressources humaines et les managers, pour leurs établissements ; chaque salarié, le sien

• Dossiers de preuve des visas

  Format

  PDF, et JSON signé

  Qui

  le manager général et les ressources humaines

• Registre unique du personnel

  Format

  PDF ou classeur Excel

  Qui

  le manager général et les ressources humaines

• Éléments variables de paie du mois

  Format

  CSV ou classeur Excel ; ou le fichier de Silae, Sage 100 Paie & RH, Cegid Quadra Paie, EBP Paie ou Nibelis

  Qui

  le manager général et les ressources humaines chargées de la paie

• Documents déposés (contrats, justificatifs, bulletins…)

  Format

  leur fichier d’origine : PDF, JPEG, PNG ou WebP

  Qui

  chacun, ceux qu’il a le droit de voir

• Bulletins de paie

  Format

  PDF, tous ensemble dans une archive ZIP

  Qui

  chaque salarié, les siens

• Textes du contrat, chaque version

  Format

  PDF

  Qui

  tout le monde, sur le site

L’export complet, sur demande

Pendant le contrat, et dans les 30 jours qui suivent sa fin, Nolia remet au client qui le demande l’export complet de ses données, dans les 30 jours de sa demande, à adresser à contact@noliagroupe.fr. L’export est accompagné de la description de ses fichiers et de leurs colonnes.

• les données en tableaux, au format CSV (UTF-8) ;
• les documents, dans leur format d’origine (PDF, JPEG, PNG ou WebP) ;
• les relevés, les registres et les dossiers de preuve en PDF, et les dossiers de preuve aussi en JSON signé.

Les conversations n’en font pas partie, pas même la copie des messages signalés : leur contenu n’est jamais remis à l’employeur. Chaque personne peut demander une copie de ses propres conversations, avant leur suppression (voir Vos droits).

Ce que l’export contient, catégorie par catégorie, et ce qui n’en fait pas partie pour la sécurité des comptes (empreintes des mots de passe, secrets de double authentification, clés) : article 20 des conditions générales.

Changer de fournisseur

L’abonnement est sans engagement : le client le résilie à tout moment par e-mail ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, ou à la date plus tardive qu’il choisit, dans la limite de 2 mois (article 10). S’il passe à un autre fournisseur, ou reprend ses données sur ses propres systèmes, il le dit dans sa demande : une période de transition de 30 jours s’ajoute alors, pendant laquelle le service continue à l’identique, aux conditions du contrat, et les jours de transition sont facturés au prorata du prix mensuel. Le client peut la prolonger une fois.

Pendant la transition, Nolia aide le client et le fournisseur qu’il désigne à transférer les données, maintient le service et sa sécurité, l’informe des risques connus pour la continuité du service et lui fournit la description des formats et des structures de données.

À la fin du contrat

• Le client peut demander l’export complet de ses données dans les 30 jours qui suivent la fin du contrat : Nolia le lui remet sous 30 jours.
• Jusqu’à la suppression, l’espace reste ouvert : le client y consulte et y exporte ses données. Le planning ne s’y modifie plus, et les heures ne s’y saisissent plus que pour solder les semaines du contrat.
• Nolia supprime ensuite l’espace et toutes les données du client, au plus tard 60 jours après la fin du contrat, à une date qu’elle lui annonce 15 jours avant ; sauf à la demande du client, jamais moins de 30 jours après la fin du contrat. Les sauvegardes qui les contiennent sont effacées au plus tard 40 jours après la suppression, et Nolia remet au client une attestation écrite de suppression.
• À la fin d’un essai sans abonnement, le planning ne se modifie plus, et les heures ne se saisissent plus que pour solder les semaines de l’essai. L’espace reste ouvert 60 jours : le client peut y exporter ses données et, pendant les 30 premiers jours, demander l’export complet, que Nolia lui remet avant la suppression (article 3).

Nolia ne garde ensuite que ce que la loi lui impose de conserver et ce qui prouve le contrat (acceptations, factures), comme le décrit la page Confidentialité.

Sans frais

Aucun frais n’est facturé pour l’export, le changement de fournisseur ou la suppression (article 20 des conditions générales).

Où sont vos données

En France, chez OVH SAS (OVHcloud), qui héberge l’application et sa base de données. Les e-mails du service partent par Brevo, dans l’Union européenne ; les notifications, si un utilisateur les active, passent par le service de notification de son navigateur, aux États-Unis, chiffrées de bout en bout. Le détail : Sous-traitants et Sécurité.

Si vous êtes salarié

Vos données dans Nolia sont traitées pour votre employeur : pour y accéder, en obtenir une copie ou les faire corriger, adressez-vous à lui (voir Vos droits). Depuis votre espace, vous téléchargez vous-même votre planning, vos relevés d’heures, vos documents et vos bulletins de paie.